In Deutschland existiert ein einheitliches Datenaustauschformat, das eine Übergabe von Ausschreibungstexten und Angebotspreise per Datei ermöglicht und somit eine sowohl beachtliche Menge unnötiger Schreibarbeit, als auch eine große Zahl von Übertragungsfehlern bei der Preisspiegelerstellung sparen – das GAEB-Format.
Da beim EDV-Datenaustausch viele Beteiligte mit unterschiedlichen EDV-Programmen zusammenarbeiten sollen, hat das Bundesbauministerium in Zusammenarbeit mit den Interessenverbänden aus Bauindustrie und Softwareentwicklung einheitliche Datenaustauschformate entwickeln lassen und als deutschlandweiten Standard festgeschrieben: Die sogenannten „DA – Formate“ des GAEB- Ausschusses (GAEB = Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen). Sofern Sie ein spezielle AVA-Software einsetzen, ist es absolut sinnvoll, die Datenaustauschschnittstelle mit zu erwerben und Ihre Leistungsverzeichnisstruktur so aufzubauen, dass Sie die DA- Konventionen auch nutzen können. Ein Versand der LV-Texte per Datenaustausch hat den Vorteil, dass der Bieter nicht erst das gesamte LV abschreiben muss, wenn er es in seiner Kalkulationssoftware bearbeiten möchte. Es ist also wahrscheinlich, dass mehr Angebote für dieselbe Ausschreibung eingehen werden.
Die verschiedenen Datenaustauscharten nach GAEB:
| Name | Definition | Kurzbeschreibung |
| KE 81 | Leistungsverzeichnisübergabe | Daten sind inhaltlich weitestgehend identisch mit KE 83, Angebotsaufforderung, jedoch zum Austausch von Leistungsverzeichnissen gedacht. |
| KE 82 | Schätz- LV Übergabe | Leistungsverzeichnis samt Schätzpreisen. Eignet sich zum Beispiel, um professionellen Auftraggebern eine fundierte Kostenermittlung zukommen zu lassen. |
| KE 83 | Angebotsaufforderung | Das Leistungsverzeichnis in elektronischer Form zur Kalkulationsbearbeitung durch den Bieter. Schätzpreise werden nicht mit übertragen. |
| KE 84 | Angebotsabgabe | Die Datenart, in der ein Bieter sein Angebot auf Grundlage des LV vorlegt |
| KE 85 | Nebenangebot | Hat kaum Bedeutung |
| KE 86 | Zuschlag | Auftrags-LV mit Preisen |
Der GAEB- Ausschuss entwickelt seine Regeln stetig weiter, so dass demnächst beispielsweise auch die zum Positionstext gehörigen Mengenermittlungen mit übergeben werden sollen. (Bisher ist die Mengenermittlung eine „Eigenart“ eines jeden AVA-Programms und nicht Bestandteil der Datenschnittstellen.)
Sofern Sie Daten nach GAEB austauschen möchten, müssen Sie sich zwingend folgenden Regeln unterordnen:
- Projektnummer: max. 8 Stellen
- Projektname: max. 1 Zeile mit 60 Zeichen
- Ordnungszahl: max. 9 Stellen
- Gliederungstiefe: max. 4 Gliederungsebenen
- Kurztext: max. 9 Zeilen; max. 70 Zeichen/ Zeile
- Langtext: max. 55 Zeichen je Zeile
- Gliederungsart: Innerhalb eines Gesamtprojektes muss in allen Teilen dieselbe Gliederung existieren (Sofern das Gesamtprojekt und nicht nur einzelne LVs per GAEB exportiert werden sollen)
Autor: Uwe Morell