Fehler in der Leistungsbeschreibung kommen immer wieder vor. Wurden vom Ausschreibenden unklare Angaben gemacht, nutzen Bieter oft nicht die Möglichkeit beim AG nachzufragen, sondern reichen ihr Angebot ohne Klärung ein. Eine klare Struktur kann helfen, solche Fehler schon bei der Erstellung des LV zu vermeiden.
Die Bieter können zwar während der Angebotsfrist Fragen an den AG stellen, können jedoch auf die Struktur und die Inhalte des Leistungsverzeichnisses nicht direkt Einfluss nehmen. Hat der AG die Fragen nach Meinung eines Bieters nicht klar oder vollständig beantwortet, gibt es folgende Vorgehensweisen:
- Der Bieter hakt beim AG nach.
- Der Bieter verzichtet auf weitere Klärung und gibt dennoch ein Angebot ab.
- Der Bieter verzichtet auf die Angebotsabgabe.
Nachfragen bei Fehlern in der Leistungsbeschreibung
Leider entscheiden sich viele Bieter zu Schritt 2 oder 3, sie scheuen ein Nachhaken beim AG. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass viele Bieterfragen während der Angebotsfrist zu wichtigen Klärungen des Leistungsinhaltes und zu Verbesserungen der Ausschreibung führen.
Für die Qualität der Vergabeunterlagen entscheidend ist eine klare Methodik und Struktur. Sowohl die innere Logik der Bestandteile der Vergabeunterlagen als auch deren Zusammenwirken müssen sowohl für den Ausschreibenden als auch den Bieter leicht zu durchschauen sein. Dem Ausschreibenden erleichtert eine klare Struktur der Vergabeunterlagen die Arbeit und dem Bieter die schnelle Orientierung und damit ist wertvolle Zeit gewonnen in der häufig nicht üppig bemessenen Angebotsfrist.
Nicht immer sind LV so verständlich, wie der Ausschreibende meint!
Der häufigste Fehler in Ausschreibungsverfahren ist, dass zu hohe Erwartungen an die Bieter gestellt werden. Der Ausschreibende A setzt voraus, dass alle Baufirmen die Vergabeunterlagen ebenso logisch und nachvollziehbar finden wie er selbst bzw. erahnen, was der Ausschreibende damit gemeint hat. Die Bieter B, C, D etc. wollen jedoch nicht erst komplizierte Zusammenhänge herstellen, sondern einen bautechnischen Sachverhalt in kurzer Zeit verstehen und kalkulieren können. Die Erwartungshaltung des Ausschreibenden A an die Bieter entspricht einem grundlegenden Kommunikationsproblem:
„Ich habe ganz klare Vorstellungen davon, wie etwas aussehen soll. Ich gehe davon aus, dass meinem Gegenüber diese Vorstellungen – auch ohne viele Worte – klar sind.“
Würde A sich in die Rolle eines Bieters hineinversetzen, der bis zum Erhalt bzw. Download der Vergabeunterlagen noch nie etwas von diesem Bauvorhaben gehört hat und dem die weiteren Details zur Bauausführung noch gar nicht bekannt sein können, würde er sein Projekt in anderer Weise beschreiben.
Vermeiden Sie diese typischen Fehler in der Leistungsbeschreibung
- Den Vergabeunterlagen fehlt es an einer klaren, verständlichen Struktur.
- Der Ausschreibende verwendet eigene, rechtlich nicht abgesicherte Vertragsbedingungen und LV-Texte.
- Der Architekt bzw. Fachplaner koordiniert LV-Texte und Mengenermittlungen anderer Planer nicht.
- Die Systematik der Vertragsunterlagen wird nicht durchgängig eingehalten.
Autor: Achim Henning
