Als Aufforderung zur Angebotsabgabe (engl. request for proposal, rfp) sollten Sie Ihren Ausschreibungsunterlagen in jedem Falle ein Anschreiben beifügen, mit dessen Inhalt Sie den Bieter in die Lage versetzen, rasch einen Entschluss zur Angebotsabgabe zu fassen.
Tipp: Verwenden Sie unser kostenfreies Muster!
Folgende Informationen sollte Ihr Anschreiben daher mindestens enthalten:
Aufforderung zur Angebotsabgabe mit
- Angebotsfrist; Abgabeort
- Art der Ausschreibung/ Vergabe
- Art und Umfang der zu erbringenden Leistung (z.B. Flächen der Hauptleistungen wie Termine der Arbeitsausführung (Eingrenzung auf Kalenderwochen oder –monate ist für das LV ausreichend)
- Lage der Baustelle
- Geforderte Bieterunterlagen (techn. Systeme, Referenzen, Bescheinigungen…)
- Zuschlags- und Bindefrist (max. 30 Kalendertage mit Angabe des Endtermins als Kalendertag, gelten auch bei freihändiger Vergabe bindend)
- Mindestens wenn Sie nach den Regeln der VOB/A ausschreiben, sollten Sie weiterführende Angaben in Ihr Anschreiben oder in anderweitige Vertragsbedingungen entsprechend den Vorgaben der VOB/A; §8 aufnehmen, um möglichst vollständige Regelungen über anstehende Fragen während der Vertragsdurchführung bereits im Vorfeld zu finden und damit eine einheitliche, nachvollziehbare und vergleichbare Kalkulationsgrundlage für alle Bieter zu finden.
Auch das Anschreiben hat Vertragsrelevanz
Da das Anschreiben vertragsrelevante Daten, wie beispielsweise die Bindefrist, enthält, ist es ein Be-standteil der Ausschreibung. Die getätigten Aussagen erhalten Vertragsrelevanz, auch wenn es sich um ein formloses Anschreiben handelt.
Welche Unterlagen werden als Kalkulationsgrundlage herangezogen?
Prinzipiell dürfen Auftraggeber und Auftragnehmer alle Aussagen, die während des Angebotsbearbeitungszeitraums vom AG an den AN geflossen sind, als kalkulationsrelevant betrachten.
Der AG kann sich nach Vertragsabschluss ebenso darauf berufen, dass er den AN bestimmte Informationen gegeben hat, wie sich der AN auf für ihn günstige Informationen berufen kann.
Autor: Uwe Morell
Anschreiben Aufforderung zur Angebotsabgabe als Vorlage
Für die Aufforderung Angebotsabgabe steht Ihnen aus der Vorlagensammlung „Sichere Korrespondenz nach VOB und BGB für Auftraggeber“ von RA Andreas Jacob zum Download zur Verfügung.
Aktuell nach VOB 2019
Mit der VOB 2019 wurden keine Änderungen an der den Bauverträgen zugrunde liegenden VOB/B vorgenommen. Daher sind die Mustervorlagen aus der Version 2018 auf dem aktuellen Stand.
Formular Aufforderung Angebotsabgabe (Download 15kB)
(aus „Sichere Korrespondenz nach VOB und BGB für Auftraggeber“ von RA Andreas Jacob)